Управління контингентом студентів

Система дозволить працівникам відділу контингенту студентів та іншим вповноваженим особам мати повні та актуальні дані щодо складу контингенту студентського вищого навчального закладу. Система є складовою частиною корпоративної інформаційної системи вищого навчального закладу «Mitrix Університет».

Огляд продукту

Інформаційно-аналітична система «Управління контингентом студентів» покликана оптимізувати роботу з обліку, аналізу та контролю особових справ студентів та управління рухом контингенту студентів вищого навчального закладу за рахунок усунення ручних операцій при реєстрації, внесенні змін та переміщенні в архів особових справ студентів та автоматизації задач зі створення проміжної документації. На рисунку нижчу поданий загальний контекст системи версії «1.0» у термінах інформаційної взаємодії із зовнішніми сутностями через системні інтерфейси. Очікується, що повна функціональність системи буде реалізована за декілька етапів відповідно до пріоритетності вимог та інших чинників.

Функції системи

• облік та аналіз особових справ студентів;
• облік та контроль руху студентів;
• виконання групових операцій щодо руху студентів;
• створення вихідної документації для внутрішнього та зовнішнього документообігу;
• нагадування працівникам відділу та іншим зацікавленим особам про настання очікуваних подій.

Класи та характеристики користувачів

Працівник відділу контингенту студентів

Є основним користувачем системи. Як правило, кількість працівників відділу не перевищує 3.

Приймає з приймальної комісії сформовані  особові справи абітурієнтів зарахованих до складу студентів і зберігає їх протягом усього періоду навчання.

Готує проекти наказів щодо контингенту студентів, які навчаються за державним замовленням та за рахунок фізичних та юридичних осіб.

Веде книгу реєстрації особових справ студентів.

Надає довідки про стан одного чи групи студентів в межах особової справи уповноваженим працівникам ВНЗ (внутрішній документообіг) та зовнішнім установам (наприклад при переведенні студента до іншого ВНЗ видає академічну довідку).

Веде військовий облік кадрів та студентів, в рамках якого періодично або за вимогою надає інформацію про стан конкретного студента до військкомату.

Реєструє переміщення студентів з курсу на курс та до інших навчальних закладів реєструючи відповідні документи-підстави (накази, розпорядження). При цьому один наказ може бути підставою до переміщення цілої групи студентів. При переміщенні студента створює витяг з наказу, який додається до його особової справи.

Здійснює правильне і своєчасне введення інформації в електронну базу даних в межах своєї компетенції; готує особові справи студентів для передачі їх в архів; готує і відправляє базу даних для виготовлення дипломів та студентських квитків. Координує роботу деканатів та надає консультації студентам з таких питань:

• про порядок переведення студентів з одного вищого закладу освіти до іншого;
• про порядок переведення студентів з однієї форми навчання на іншу;
• про порядок відрахування з вищого закладу освіти;
• про порядок поновлення до складу студентів;
• про порядок надання академічної відпустки;
• про порядок проходження студентами повторного курсу навчання;
• про внесення змін у документацію університету у зв’язку із зміною прізвища студента;
• про порядок видачі документів з особової справи студента.

Працівник навчального відділу

Займається аналізом руху студентів та їх академічної успішності з метою покращення процесу навчання та загальних показників роботи ВНЗ. Для цього необхідні не лише дані особових справ студентів не лише за поточний, а і за минулі роки.

Працівник деканату

Є джерелом документів-підстав та даних про академічну успішність, що ініціюють рух студента з відповідними змінами в особовій справі. Зацікавлений в одержані інформації аналітичного характеру, аналогічно до працівника навчального відділу, однак його відповідальність обмежується показниками власного факультету. Бере довідки щодо стану особової справи певного студента чи групи.

Студент

Інколи продивляється власну особову справу для контролю достовірності інформації. При зміні контактних даних (номер телефону) може без звернення до працівника відділу контингенту студентів змінити контактні дані на актуальні.